1º Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais, Interdições e Tutelas, Pessoas Jurídicas e
Títulos e Documentos da Comarca de São José - SC

INFORMATIVO ATAS DE ELEIÇÃO E POSSE DE FUNDAÇÃO

Para a averbação das atas de Eleição e Posse de diretoria das entidades fundacionais é necessário o parecer prévio e favorável do Ministério Público. Quanto aos livros contábeis obrigatórios, tem-se como dispensável a prévia manifestação do Parquet (inciso XV, do art. 2º do Ato nº 639/2013 editado pelo Excelentíssimo Senhor Procurador-Geral de Justiça e Circular CGJ, N. 109, de 13 de agosto de 2015) .


DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA ALTERAÇÃO DE DIRETORIA:

01 - Prévia Aprovação do Ministério Público;

02 - Requerimento assinado pelo representante legal da entidade (com firma reconhecida), solicitando o registro e averbação da alteração no ato constitutivo;

03 - Edital de convocação;

04 - Livro contendo ata de eleição e posse;

05 - Lista de presença.


Ata é o documento na qual se registram de modo objetivo, claro e com fidelidade as ocorrências de uma reunião. O conteúdo de uma ata pode ser levado à publicidade em jornais para conhecimento dos interessados ou para atender à legislação. Assim a ata pode ter valor administrativo e/ou legal e várias precauções devem ser tomadas para sua lavratura.

Quais são as precauções?

Primeira: a ata dever ser escrita (manuscrita) em livro destinado especificamente para essa finalidade. Esse livro deve ter termo de abertura, assinado por pessoa autorizada, a qual também deve numerar e rubricar todas as folhas do livro. Se a ata for datilografada, deve-se arquivá-la convenientemente em pasta específica para esse fim.

Segundo: para evitar fraude é aconselhável - respeitados os ditames legais - ser o texto em linhas contidas, sem parágrafos (a não ser na primeira linha) ou espaços em que possa haver acréscimo ou alteração de palavras.

Terceiro: Se houver engano no momento da redação, deve-se escrever "digo" e fazer a retificação necessária. Exemplo:
Aos dez dias do mês de junho, digo, julho de mil novecentos e noventa e nove...

Quarta: Se os erros forem verificados após a redação, deve-se empregar " em tempo: onde se lê ... leia-se ...". Exemplos:
EM TEMPO: Onde se lê "junho", leia-se "julho".
EM TEMPO: Onde se lê "O senhor Alberto propôs a realização de um churrasco, com os sócios comprometendo-se a vender pelo menos dez convites cada um." leia-se " O senhor Alberto propôs a realização de um churrasco, seguido de um baile pré-carnavalesco, com os sócios mantenedores comprometendo-se a vender pelo menos dez convites cada um."

Quinta: Na ata não deve haver abreviaturas.

Sexta: Os números - datas, valores etc. - devem ser escritos, preferencialmente, por extenso. Exemplo:
"Aos quinze dias do mês de fevereiro de mil novecentos e noventa e nove, realizou-se..."

Observação: É recomendável repelir grande números através de algarismos, entre parênteses, para clareza e facilidade de leitura.
Exemplo:
... dois milhões oitocentos e cinqüenta e sete mil reais (R$ 2.857.000,00) ...


PARTES DE UMA ATA:

a) Título, Exemplo: Ata da 10a. reunião da Direitoria do Colégio "CCC".

b) Texto, que deve conter no mínimo: a data por extenso; o local de reunião; o nome do presidente, eletivo ou substituto; o nome do secretário;

c) Fecha, quase sempre igual. Exemplos:
Nada mais havendo a tratar, foi a sessão suspensa pelo tempo necessário à lavratura desta ata, no livro próprio, e reaberta a sessão, foi a mesma ata lida e achada conforme pelos presentes, que a devem assinar. Dela se extraem três cópias datilografadas, para os fins de legais.
Nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a reunião, da qual eu, Felisbino dos reis Magos, nomeado secretário ad-hoc, lavrei a presente ata que, após aprovado, vai assinado por todos os participantes.

d) Local, data e assinaturas: Assinam a ata todos os presentes ou apenas o presidente e o secretário.